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Lean Management: Lean Office - die 7 Verschwendungsarten

Lean Management im Büro? Ja. Lean Office. Oder „Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zu suchen.“
Lean Management ist bekannt aus der Produktion, aber schon längst wird Lean Management in jeder Branche und Prozessen eingesetzt.

Wird im Unternehmen Lean eingesetzt, so denkt man sofort an die Produktion, aber nicht an die Administration. Aber warum soll man nicht in jedem Bereich Lean implementieren.

Schaut man in die Büros, so findet sich auch dort die Verschwendung. Zu volle Schreibtische, keine einheitliche Ablage, zu volle E-Mail Postfächer oder der Desktop des PCs oder Laptop quellen über vor Ordnern.
Um eine höhere Effizienz und Effektivität zu erzielen, gilt es also auch die Verschwendungen im Büro zu eliminieren.

5S ist hierbei ein guter Anfang.

Lean Management: Lean Office - die 7 Verschwendungsarten

Welche 7 oder 9 Verschwendungsarten gibt es im Büro?

1. Verschwendung: Transport

In der Produktion werden durch Lean Management die eigentlichen Produktionsstätten mit Lean so umgestellt, dass die Wege kürzer werden, die notwendigen Bauteile in greifbarer Nähe und ergonomisch erreichbar sind.
Im Büro können sie z.B. Drucker, Kopierer oder Scanner näher an die Mitarbeiter setzen.
Oder das Controlling neben den Einkauf und Vertrieb setzen, da diese häufig miteinander kommunizieren müssen.
So verkürzen auch den Weg einer notwendigen Information.
Ein DMS (Dokumentenmanagement-System) kann ebenfalls helfen die Wege z.B. von einer Bestellung zu verkürzen.

Lösungsansätze:

✔ DMS (Dokumentenmanagement-System)
✔ Wege zu Abteilungen oder Druckerräumen verkürzen

2. Verschwendung: Lagerbestände

Lagerbestände im Büro? Nein, die Materialen brauche ich doch, werden sie sagen. Brauchen sie wirklich diese ganzen Kugelschreiber? Sie schreiben doch alles digital.
Und die ganzen Aktenordner, deren Inhalt längst digitalisiert worden ist? Warum bewahren Sie diese über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist auf?
Alle diese Lagerbestände, auch auf dem PC, sind Verschwendung.
Das gilt im übrigen auch für zu wenig Material.

Lösungsansätze:

✔ Implementierung von 5S (Sortieren, Säubern, Systematisieren, Standardisieren und Selbstdisziplin)
✔ DMS (Dokumentenmanagement-System) zur Digitalisierung und der einheitlichen Ablage
✔ Nicht benötigte Bestände aussortieren

3. Verschwendung: Bewegung

Dass Abteilungen sinnigerweise nebeneinander liegen sollten, haben wir bereits bei „Transport“ besprochen. Dadurch reduziert sich bereits der Transport und lange Wege von Informationen.
Arbeitsmaterial das nicht in erreichbarer Nähe ist und das extra gesucht werden muss, lange Wege erfordert, ist Verschwendung. Dazu zählt auch ein unaufgeräumter oder unordentlicher Schreibtisch und PC.
Ein ergonomischer Arbeitsplatz ist sehr hilfreich dabei unnötige Bewegungen zu vermeiden.
Reisetätigkeiten sind nichtwertschöpfende Tätigkeiten, sie kosten Ressourcen und binden Mitarbeiter, die dann für diese Zeit nicht verfügbar sind. Der Mitarbeiter muss nicht zwangsläufig zum Kunden fahren, sondern könnte die Präsentation vielleicht sogar digital abbilden.

Lösungsansätze:

✔ Ergonomische Arbeitsplätze
✔ Software für Videokonferenzen oder IP Telefonie, wie Skype oder WebEx
✔ Einheitliche Office Software

4. Verschwendung: Wartezeiten

Wartezeit ist eine leicht zu identifiziere Verschwendung. Suchen nach Dateien, nach Ordnern oder Formularen. Warten auf die Bereitstellung von Dokumenten oder Freigaben. Selbst die Kaffeemaschine die lange braucht um den Kaffee brühen, verursacht Wartezeiten. Diese Verzögerungen in einem nicht koordinierten Workflow sorgen für Engpässe, die wiederum Ressourcen und Mitarbeiter binden.
Durch standardisierte Prozesse, Arbeitsorganisation und Digitalisierung schaffen Sie einen Workflow, der die Wartezeiten verringern wird.

Lösungsansätze:

✔ DMS (Dokumentenmanagement-System)
✔ Standardisierte Prozesse

5. Verschwendung: Überproduktion

Wenn das E-Mail voll von Mails ist, in dem der Empfänger als CC (Carbon Copie) steht, dann wird von Überinformation (=Überproduktion) gesprochen.
Auch wenn für die Kundenanfrage ein überdetalliertes Angebot erstellt, oder die Einladung für die Betriebsfeier per Mail versendet wird, als Flyer verteilt wird und sich an jedem schwarzen Brett wiederfindet, ist das Verschwendung von gezielten Informationen.
Informationen, sei es intern oder für den Kunden ist ein wertvolles Gut und mit diesem sollte man nicht inflationär umgehen.
Gezielte und vor allem die richtige Information an die richtigen Empfänger ist Lean Thinking.

Lösungsansätze

✔ Informationsfluss effizient gestalten
✔ Digitale Lösungen zur zentralen Verteilung

6. Verschwendung: Arbeitsabläufe

Arbeiten bei Ihnen im Unternehmen alle nach den gleichen Abläufen und Prozessen? Nicht klar definierte Arbeitsabläufe stören den Workflow und sorgen für weitere Verschwendung.
Werden Arbeitsabläufe und Prozesse, sowie die Zuständigkeiten, klar definiert, werden überflüssige oder redundante Arbeitsschritte ausgeschlossen und die Effizienz gesteigert.
IT Lösungen, wie z.B. Office Software unterstützen den Workflow.

Lösungsansätze:

✔ IT Unterstützung
✔ Klar definierte Prozesse
✔Zuständigkeiten bestimmen

7. Verschwendung: Fehler und Korrekturkosten

Fehler kosten Geld. Das ist jedem bekannt, aber auch das Menschen Fehler machen.
Warum ist ein Fehler dann Verschwendung? Nun, in erster Linie ist es eine Verschwendung, wenn man aus einem Fehler nichts gelernt hat und dieser Fehler und vielleicht sogar Folgefehler, wieder geschieht, dann ist dies Verschwendung.
So ist es ein Fehler, wenn ein gut qualifizierter Mitarbeiter Tätigkeiten ausführt, die nicht seinen Fähigkeiten entspricht.
Mussten Sie etwas nacharbeiten oder Sie haben doppelte Arbeit geleistet, weil die notwendige Information fehlte, oder weil diese fehlerhaft war? Hier hilft ein einheitliches Office System, das zentrale Information verteilt.

Lösungsansätze:

✔ Office Software
✔ DMS (Dokumentenmanagement-System)
✔ Interne Kommunikation

Auch im Lean Office sind 2 weitere Verschwendungsarten hinzugekommen, Mitarbeiterpotenzial und Ergonomie am Arbeitsplatz.
Verschwendung: Potential der Mitarbeiter und Ergonomie sind die erweiterten Verschwendungsarten die nun hinzugefügt worden sind.
Ungenutzes Potential und Talente oder diese falsch eingesetzt führen zu Verlusten in der Wertschöpfungskette.
Ebenso unergonomische Arbeitsplätze führen zu Verschwendung, da überlastete oder übermüdetet Mitarbeiter die Krankheitsquote erhöhen können.

FAZIT

Die 7 oder 9 Verschwendungsarten sind nicht unabhänig und auch nicht einzeln zu elimieren. Diese zu kennen, hilft diese zu erkennen und sie dementsprechend zu behandeln.

Alle Themen bieten wir Ihnen gerne als Inhouse Training an. Sprechen Sie uns gerne an!

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